Manager un freelance : mode d’emploi

Manager un freelance est légèrement différent, suivez le guide!

Manager un freelance : mode d’emploi

Dans le cadre de projets temporaires ou ne demandant pas une présence continue, faire appel à un freelance est la meilleure solution pour les entreprises. Alors, il revient aux patrons et managers de trouver la meilleure façon de gérer le ou les freelances avec qui ils collaborent. Si la solution peut être plus avantageuse et flexible, elle demande aussi de s’adapter à un nouveau type de collaborateurs.

Pour cet article, je me suis inspirée de mon propre vécu mais aussi d’un article de Jacob Warwick, disponible sur le site du média Entrepreneur.

Manager un freelance en communiquant clairement

Premier point : communiquer efficacement. Peu original, oui, mais primordial. Comme dans toute relation, la communication est la clé. Et pour manager un freelance efficacement, rien de tel qu’une bonne communication.

Par exemple, évitez les mails ou messages à répétition. Rien de tel qu’un appel en début de mission, durant lequel vous aborderez tous les aspects de celle-ci et pendant lequel le freelance et vous-même pourrez échanger de vive voix. Ensuite, si la mission le nécessite, il est tout à fait envisageable d’organiser un point hebdomadaire, toujours de vive voix.

Le but ici est clairement de limiter les mails, ou messages intempestifs sur diverses plateformes. Un freelance a plusieurs clients, et quasiment autant de manières d’échanger avec eux. Par exemple, rien que pour les appels en visio, j’ai utilisé jusqu’à 4 plateformes différentes la même semaine : Zoom, Teams, Skype et GoogleMeet . En plus, certains de mes clients conversent avec moi uniquement via Malt, d’autres préfèrent les mails et d’autres encore centralisent tout sur Slack. Vraiment, la multiplication des plateformes ne se fait pas toujours en faveur de la productivité.

J’essaie de limiter au maximum le nombre de plateformes utilisées mais évidemment, il faut faire des compromis et s’adapter à chacun. Une chose est sûre, je bénis tous les jours les clients avec lesquels j’échange peu. 

Pour éviter à chacun de perdre un temps considérable en écriture de messages en tout genre, la solution miracle est simple, selon moi : un brief clair, des réunions préparées, des documents partagés.

Pour manager un freelance, misez tout sur la flexibilité

Comme l’explique Jacob Warwick dans son article, “les freelances, sont une race d’entrepreneurs. Ils ont fait le choix de gérer une auto-entreprise afin de bénéficier de plus de liberté et de flexibilité”. C’est bien vrai, il ne faut jamais perdre cela de vue.

En collaborant avec un freelance, un manager peut se permettre bien plus de flexibilité qu’avec un salarié lambda. Ici, je ne parle pas de calls interminables à 17h un dimanche. Je ne parle pas non plus d’abolir les deadlines, il en faut, c’est normal.

Il s’agit en fait d’instaurer une relation de confiance : pas question d’être sur le dos de son freelance du matin au soir, déjà parce qu’un manager à autre chose à faire, et en plus parce que le freelance ne restera pas bien longtemps.

Autant que possible, il vaut donc mieux éviter d’enfermer un freelance. Il a sa propre manière de travailler, laissez le gérer! Pour mon tout premier contrat en rédaction web, j’avais accepté de bloquer des matinées pour travailler uniquement avec lui et écrire des articles. Les lundis de 9h à 12h, j’étais dans ses locaux (à 1h de chez moi en RER) ou à mon bureau et ne devais travailler que pour lui. Je passais donc parfois des matinées très peu productives, à attendre gentiment qu’il me donne quelque chose à faire. Au contraire, certains matins étaient bien trop courts pour les tâches à accomplir.

Vous vous en doutez, la collaboration n’a pas duré. Cette manière de fonctionner était bien trop rigide pour moi en plus d’être honnêtement contreproductive.

Le propre d’être freelance est bien de pouvoir travailler quand on veut. Cela ne veut pas dire être toujours en vacances (au contraire), cela veut dire que l’on s’organise à notre façon, en jonglant avec nos différents clients, et selon la typologie des tâches à accomplir.

En tant que manager, vous devrez donc accepter qu’un freelance ne vous réponde pas dans la minute : parce qu’il est occupé avec un autre client, parce qu’il est en jour off ou parce qu’il a coupé son téléphone pour se concentrer sur une mission (et peut-être la vôtre!).

Créer de vraies relations pour bien manager un freelance

Dans son article pour Entrepreneur, Jacob Warwick évoque aussi l’importance de bâtir une solide relation avec le travailleur indépendant avec qui vous collaborez. Si cela paraît évident, c’est essentiel.

Pourquoi? Parce que collaborer sur le long terme avec quelqu’un qui connaît votre façon de travailler, qui connaît votre entreprise et les enjeux auxquels elle fait face et son fonctionnement, c’est un gain de temps. Pas besoin d’intégrer un nouveau freelance à vos équipes à la moindre mission lorsque vous faites régulièrement appel à une personne de confiance. 

Construire une collaboration sur la durée, en plus d’être un gain de temps, est aussi un gain d’argent pour les entreprises. Ce que j’écris va certainement à contre-courant du discours habituel des freelances, mais oui, quand on est sûr que la collaboration va durer dans le temps, on est plus à même d’accepter de baisser ses tarifs.

Attention, pas question de travailler en échange de visibilité ou de casser ses prix, mais bien de concéder une légère baisse, dans l’optique d’une collaboration à long terme. Comme l’écrit Jacob Warwick, “la clé est de vous concentrer sur ce que vous pouvez donner au freelance, plus que ce qu’il peut vous apporter à vous”. En lui offrant une collaboration longue, vous lui proposez un revenu stable sur du moyen ou long terme, il sera alors bien plus à même de négocier ses tarifs, dans la limite du raisonnable, évidemment.

Manager un freelance n’est pas sorcier, et surtout, s’apprend en grande partie en faisant. Il faut simplement garder les trois points ci-dessus en tête : communication, flexibilité, relation durable, et le tour est joué.

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